Qu’est-ce qu’une quittance de loyer et à quoi sert-elle ?
La quittance de loyer est le document par lequel le propriétaire (le bailleur) atteste que le locataire a bien payé son loyer et ses charges pour une période donnée. Contrairement au simple reçu, qui ne concerne souvent qu’un versement partiel, la quittance couvre l’intégralité du montant dû pour le mois concerné.
Le bailleur est-il obligé de fournir une quittance ?
Oui, mais seulement si le locataire en fait la demande. La loi du 6 juillet 1989 régissant les rapports locatifs impose au propriétaire de délivrer gratuitement une quittance dès lors que le locataire la réclame, et de la détailler en séparant le montant du loyer et celui des charges si le locataire le demande. Le propriétaire ne peut pas facturer ce document.
Quelles informations doivent figurer sur une quittance de loyer ?
- L’identité et l’adresse du bailleur
- L’identité du locataire
- L’adresse complète du logement loué
- La période concernée (le mois, ou la période exacte si le paiement ne couvre pas un mois entier)
- Le montant du loyer hors charges
- Le montant des charges (à indiquer séparément)
- Le montant total payé
- La date d’établissement et la signature du bailleur
Comment remplir un carnet à souche de quittances (type Exacompta) ?
Les carnets à souche, comme ceux de la marque Exacompta, restent très utilisés par les propriétaires bailleurs particuliers car ils gardent automatiquement une copie (le souche) de chaque quittance émise. Pour bien les remplir :
- Complétez toujours le feuillet du dessus et la souche en même temps (le papier carbone ou autocopiant reporte l’écriture) pour garder un historique complet et lisible.
- Indiquez la date du jour de rédaction, qui peut différer de la date de paiement effectif — dans ce cas, précisez les deux.
- Numérotez ou datez chronologiquement chaque quittance pour éviter les doublons ou les oublis en cas de contrôle ou de litige.
- Conservez le carnet complet : la souche fait foi en cas de contestation sur une quittance déjà remise.
Quittance papier ou quittance numérique : que choisir ?
Les deux formats ont la même valeur juridique. Le carnet à souche reste apprécié pour sa simplicité et l’absence de logiciel à maîtriser, particulièrement pour les propriétaires qui gèrent un seul bien. Un modèle numérique (PDF, tableur ou logiciel de gestion locative) devient plus pratique dès que le nombre de biens ou de locataires augmente, car il facilite les recherches et les envois par e-mail.
Que faire si le propriétaire refuse de fournir une quittance ?
Si le locataire en a fait la demande explicite et que le bailleur refuse ou tarde sans justification, le locataire peut lui adresser une demande écrite (lettre recommandée avec accusé de réception) rappelant l’obligation légale. En cas de blocage persistant, une conciliation via la commission départementale de conciliation ou un recours auprès du tribunal compétent reste possible, mais ce sont des situations rares en pratique.
FAQ : vos questions fréquentes
Une quittance de loyer peut-elle être envoyée par e-mail ? Oui, rien n’impose le format papier ; un envoi par e-mail ou une remise en main propre sont tous deux valables, à condition que le contenu soit complet.
Faut-il une quittance chaque mois, même si le locataire ne la demande pas ? Non, l’obligation ne s’applique que si le locataire la demande explicitement ; en pratique, beaucoup de bailleurs en établissent systématiquement pour simplifier leur suivi comptable.
Quelle différence entre quittance et avis d’échéance ? L’avis d’échéance est envoyé avant le paiement pour rappeler le montant dû ; la quittance est délivrée après paiement pour attester qu’il a bien été reçu.
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